曾經跟讀者講解過商業電郵的稱呼語及開首句，這次我們試試討論結尾句及結尾語該怎樣寫。電郵的開頭固然重要，但結尾卻不能忽視，一封「爛尾」的電郵除了顯露了你的英語書寫弱點，更是對收件人的不尊重。
首先，我們看看完成電郵後的幾個提示：
- 1. Proofread your email 切記校對
文法錯誤反映了你對寫商業電郵的「是但求其」，甚至代表你不太在乎你的訊息。在按send之前請細心檢查自己有沒有文法、用詞、串字、標點等錯誤。專業的商業人士十分重視對細節的要求，對於一個沒有錯處的電郵，除了會對你有一個良好的印象，同時亦會放心跟你合作談生意。
- 2. Respond promptly 及時回覆
收到電郵後應盡快回覆，盡量做到回覆「不過夜」。如是重要的電郵，應務求在收到後數小時內回覆。如果事情複雜，需時處理而無法及時確實答覆的話，那就至少禮貌地回覆一句「收到了或明白了，一旦有結果便會即時回覆」等等，如:
- Noted with thanks. We’ll get back to you once we’ve sorted it out.
- Well received. We’ll send you the revised version by the end of this week.
3. Get your closing right 結尾語需靈活變通
許多在職人士無論任何情況都以“thanks and regards,”做結尾，哪管是一封給坐在身旁同事、又或是給一個新大客戶的電郵，千遍一律地用”thanks and regards,”，公式化地為寫而寫，不如不寫！
在非常正統的情況可用:
- Respectfully,
在頗為正統的情況可用:
- Yours truly,
在比較友善的情況可用：
- Cordially,
- Best regards,
- Warmest regards,
如收件人與你的關係密切，可用一些親切和藹的結尾，如：
- Best wishes,
- Cheers,
- To your success,
- Take care,
- Until next time,
- Take it easy,
簽名內容不宜過多
在簽名後，大家經常習慣加上職位、公司名字、地址、電話、傳真等資料，Outlook也有功能自動幫你在每篇電郵加上。但這樣的簽名內容不能過多，只需把必要的訊息放上即可。如對方需要更詳細的資料自然會聯絡你。另外，筆者的一個朋友就把那些什麼私隱條例、公司聲明、座右銘、宣傳口號等一一放在電郵最後的簽名部分，正文就往往只有一兩行，而那些無謂的東西卻佔上大半版。在經過幾次的來回回覆後，已達小說般那麼長，好不容易才能翻查得到正文內容。
寫電郵要求到題、一針見血，開首直接寫出該電郵的目的，而結尾也是同樣地要精簡，大方得體便可。以下是一些常用的結尾句供大家參考：
Ending
- 1. I hope my clarification has been helpful.
- 2. We look forward to hearing from you soon/ shortly.
- 3. I look forward to receiving your comments in due course.
- 4. We look forward to welcoming you once again to our store.
- 5. Your understanding and cooperation is greatly/ highly/ truly/ deeply appreciated.
- 6. Any comments will be much/ most appreciated.
- 7. We await your early reply.
- 8. Your prompt/ favourable reply would be greatly appreciated.
- 9. Please reply without delay what your wishes are on this matter.
以下是一個簡單的例子：
Hi Kelvin,
We’ve reviewed your draft report carefully. Attached please find our comments highlighted in red for your revision. We look forward to receiving your final version in due course.
Cheers,
Frankie
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